Muchos de los Emprendedores nacen de la necesidad de suplir una carencia de oferta de Empleo en áreas competitivas, en otras circunstancias se originan como proyectos adicionales que generan ingresos extras para individuos que ocupan un cargo bajo una relación de dependencia, y que reconocen que poseen habilidades que pueden ser explotadas de una manera financiera, mas que como hobby o un simple gusto.
En el desarrollo de un plan de negocio, se contemplan procesos operativos vinculados al producto y/o servicio, mas no se toma en cuenta factores que podrían hacer fracasar el proyecto. Es por este motivo que hacemos énfasis en que toda idea para ser proyectada, debe ser analizada en un entorno real.
Para evaluar el entorno real debemos partir de las siguientes premisas:
1.- Que quiero hacer? Quiero vender un producto? Quiero ofrecer un servicio?
2.- Como lo voy a vender? Como lo voy a entregar? Como lo voy a cobrar?
3.- Tengo dinero para invertir? Donde adquiero los materiales? Como lo promociono?
4.- Como lo fabrico? Como lo distribuyo?
Pero una vez que eres capaz de tener claro lo que deseas hacer, es cuando defines la actividad a la cual te dedicaras. Y ese es el enfoque que queremos darle a este tema, para poder llevar tu propia contabilidad, debes conocer exactamente que haces, ya que en temas anteriores se trato de las obligaciones según el tipo de personalidad jurídica
El objeto social como lo define el derecho Mercantil es la descripción en palabras de...A que me dedico!! y de allí se clasifica a la Empresa por Sector: Ejemplo, Fabricantes, Manufactura, Distribuidoras, Inversiones, Comercialización, Corporaciones, estos sectores deben cumplir con ciertas normas que reglaran sus actividades.
Luego que Clasificamos al negocio por sector, tenemos que ubicarlo por Rubro: Ejemplo, Fabricantes de Zapatos, Manufactura textil, entre otros, que también tendrán normativas que cumplir
La Clasificacion del negocio también se realiza por Tamaño: Ejemplo, Fabricantes de Zapatos, Distribuidor de Zapatos, Importadora de Calzados, que por la cantidad de Empleados son denominadas Grandes Empresas y otras de Manufactura Artesanal de Calzado, Zapaterias entre otros, que por su tamaño y cantidad de Empleados son denominadas PYMES (pequeñas y medianas Empresas) tendrán normativas que cumplir
La definición del objeto social para el área contable nos permite establecer las normas internacionales de contabilidad que le son aplicables al negocio, bien sea Grandes Empresas o PYMes, durante el proceso de dualidad contable, es decir que todo asiento contable originado por una venta o compra (por ejemplo) tendrá un importe por el Debe y otro por el Haber.
El primer proceso contable con el que arrancaremos cualquier actividad con nuestro negocio, sera el de codificar y definir las cuentas contables que nos afectaran, para ello debo conocer que tipos de hechos me afectaran de forma permanente (de 12 meses o mas) y cuales me afectaran de forma corriente (menor a 12 meses) que tienen como finalidad evaluar un resultado positivo o negativo de mi proceso administrativo y operativo.
Ya conociendo que tengo dos tipos de etapas económicas a evaluar, explicaremos como se dividen
Efectos de Forma Permanente, que se presentan como estado de Situación Financiera, esta conformado por Cuentas Reales (perdurable a pesar de terminar el ciclo o periodo económico, que en la mayoría de la Empresas son equivalentes a 12 meses)
Cuentas Reales: 1.- Activo 2.- Pasivo 3.- Patrimonio
Activo: Todos aquellos bienes tangibles (lo que puedo tocar y ver) o intangibles (lo que no puedo tocar ni ver, pero me pertenece por aval de un documento o derecho, que me permite exigir la propiedad, exigir su cumplimiento, o ejercer su uso)
Pasivo: Todas aquellas obligaciones que mantengo con terceros (que me exige otorgar a contra prestación, a entrega de dinero, un producto, o un servicio)
Patrimonio: Representa la diferencia de restarle a los Activos (lo que tengo) mis Pasivos (lo que debo)
Efectos de Forma Corriente, que se presentan como Estado de Resultados, esta conformado por Cuentas Nominales (creadas para evaluar un comportamiento económico, un efecto administrativo en la toma de decisiones o normas aplicadas durante el periodo o ciclo económico regularmente compuesto por 12 meses)
Cuentas Nominales: 4.- Ventas 5.- Costos 6.- Gastos
Ventas: Sumatoria de la facturación por ventas de productos y/o servicios realizados por el negocio a los clientes, vinculadas a su actividad económicas (ya que existen otro tipos de ventas exporadicas )
Costos: Sumatoria de las facturas por compras emitidas por los proveedores para adquirir productos o servicios vinculados directamente con la actividad económica de la Empresa
Gastos: Existen dos clasificaciones para los gastos. 1.- Los que originan un pago inmediato o a futuro y 2.- Los que no generan un pago, sino que se originan por acumulación de uso a través del Tiempo (ejemplo la depreciación de la Propiedad, Planta y Equipo)
Los Gastos se diferencian de los Costos porque su ocurrencia no se encuentra directamente vinculada a la actividad económica y no podremos recuperarla a través de la venta de productos y/o servicios. Es de suma importancia saber diferenciar cuando estamos en presencia de un costo o de un gasto ya que esto afecta el margen de utilidad y por ende el flujo de caja a través de la recuperación de efectivo por ventas a contado o a crédito.
Ejemplo practico, si nuestro negocio es un centro de copiado y adquiere Resmas de Papel para usarlas en las copias de los clientes, esta factura debe clasificarse como Compras (pertenece a Costo de ventas), y si por el contrario nuestro negocio es un Centro Odontologico, y adquiere Resmas de Papel para usarlas en los procesos administrativos, esta factura representa un gasto, porque las hojas de papel no participan directamente en la reparación o cura de dientes y muelas.
Tenemos gastos necesarios ineludibles que deben ser contabilizados, pero no todos serán recuperados con el proceso de ventas para generar ingresos y obtener utilidad.
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